【知識(shí)點(diǎn)8】檔案管理
☆ 信貸檔案是確定借貸雙方法律關(guān)系和權(quán)利義務(wù)的重要憑證,是貸款管理情況的重要記錄。
☆ 科學(xué)地記錄、保管和使用信貸檔案,是加強(qiáng)貸款管理、保護(hù)貸款安全的重要基礎(chǔ)。
1. 檔案管理的原則和要求
檔案管理的原則主要有:管理制度健全、人員職責(zé)明確、檔案門類齊全、信息利用充分、提供有效服務(wù)。
具體要求如下:
(1)信貸檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理原則(原則)
信貸前后臺(tái)各部門積累與借款人有關(guān)的資料。借閱人借閱檔案時(shí),應(yīng)填寫借閱單,經(jīng)本部門管理員和經(jīng)理簽字,到檔案室調(diào)閱檔案。在調(diào)閱過(guò)程中,檔案資料原則上不得帶出檔案室。
(2)信貸檔案采取分段管理、專人負(fù)責(zé)、按時(shí)交接、定期檢查的管理模式(模式)
分段管理 |
將一個(gè)信貸項(xiàng)目形成的文件材料依據(jù)信貸的執(zhí)行狀態(tài)劃分為執(zhí)行中的信貸文件(以下簡(jiǎn)稱信貸文件)和結(jié)清后的信貸檔案(以下簡(jiǎn)稱信貸檔案)兩個(gè)階段,實(shí)行分段管理。信貸文件由風(fēng)險(xiǎn)管理部門和各業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門設(shè)專柜分別保管存放。 |
專人負(fù)責(zé) |
銀行各級(jí)行的風(fēng)險(xiǎn)管理部門和業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門應(yīng)設(shè)立專職或兼職人員(統(tǒng)稱信貸檔案員)負(fù)責(zé)本部門信貸文件的日常管理及結(jié)清后的立卷歸檔等工作。信貸檔案員應(yīng)相對(duì)穩(wěn)定,且不得由直接經(jīng)辦信貸業(yè)務(wù)人員擔(dān)任。 |
按時(shí)交接 |
業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)在單筆信貸(貸款)合同簽署、不良貸款接收及風(fēng)險(xiǎn)評(píng)審?fù)戤吅?,按?guī)定要求將各類信貸文件及時(shí)交信貸檔案員保存,信貸執(zhí)行過(guò)程中續(xù)生的文件隨時(shí)移交。 |
定期檢查 |
信貸檔案管理工作由行長(zhǎng)辦公室和風(fēng)險(xiǎn)管理部門共同監(jiān)督與指導(dǎo)。信貸檔案的檢查將列入年度績(jī)效考核和檔案工作綜合管理考評(píng)中,并將檢查結(jié)果報(bào)送相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及主管行領(lǐng)導(dǎo)。 |
信貸文件是指正在執(zhí)行中的、尚未結(jié)清信貸(貸款)的文件材料。
按其重要程度及涵蓋內(nèi)容不同劃分為兩級(jí),即一級(jí)文件(押品)和二級(jí)信貸文件。
(1)貸款文件分類
一級(jí)文件(押品) |
指信貸抵(質(zhì))押契證和有價(jià)證券及押品契證資料收據(jù)和信貸結(jié)清通知書。 |
二級(jí)信貸文件 |
主要指法律文件和貸前審批及貸后管理的有關(guān)文件。 |
A.貸前審批文件 B.保險(xiǎn)批單 C.他項(xiàng)權(quán)證 D.銀行存單
E.銀行承兌匯票
『正確答案』BCDE
『答案解析』商業(yè)銀行的信貸文件中,一級(jí)文件(押品)主要是指信貸抵(質(zhì))押契證和有價(jià)證券及押品契證資料收據(jù)和信貸結(jié)清通知書。其中押品主要包括:銀行開出的本、外幣存單、銀行本票、銀行承兌匯票,上市公司股票、政府和公司債券、保險(xiǎn)批單、提貨單、產(chǎn)權(quán)證或他項(xiàng)權(quán)益證書及抵(質(zhì))押物的物權(quán)憑證、抵債物資的物權(quán)憑證等。二級(jí)信貸文件主要指法律文件和貸前審批及貸后管理的有關(guān)文件。
【例題·多選題】客戶檔案主要包括( )。
A.借款及擔(dān)保企業(yè)的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法人代碼本、公司章程
B.借款及擔(dān)保企業(yè)的信用評(píng)級(jí)資料
C.借款及擔(dān)保企業(yè)的驗(yàn)資報(bào)告
D.借款及擔(dān)保企業(yè)近三年主要的財(cái)務(wù)報(bào)表
E.財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人的身份證或護(hù)照復(fù)印件
『正確答案』BCDE
『答案解析』客戶檔案主要包括內(nèi)容有:①借款企業(yè)及擔(dān)保企業(yè)的“三證”(即年檢營(yíng)業(yè)執(zhí)照、 法人代碼本、稅務(wù)登記證)復(fù)印件;②借款企業(yè)及擔(dān)保企業(yè)的信用評(píng)級(jí)資料;③借款企 業(yè)及擔(dān)保企業(yè)的開戶情況;④借款企業(yè)及擔(dān)保企業(yè)的驗(yàn)資報(bào)告;⑤借款企業(yè)及擔(dān)保企業(yè)近三年的主要財(cái)務(wù)報(bào)表,包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、現(xiàn)金流量表等,上市公司、“三資”企業(yè)需提供經(jīng)審計(jì)的年報(bào);⑥企業(yè)法定代表人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人的身份證或護(hù)照復(fù)印件;⑦反映該企業(yè)經(jīng)營(yíng)、資信(“三資”企業(yè),還應(yīng)提交企業(yè)批準(zhǔn)證書、公司章程等)及歷次貸款情況的其他資料。
(2)貸款文件管理
①一級(jí)文件(押品)的管理
保管 |
一級(jí)文件是信貸的重要物權(quán)憑證,在存放保管時(shí)視同現(xiàn)金管理,可將其放置在金庫(kù)或保險(xiǎn)箱(柜)中保管,指定雙人(以下簡(jiǎn)稱押品保管員),分別管理鑰匙和密碼,雙人入、出庫(kù),形成存取制約機(jī)制。 |
交接 |
一級(jí)文件由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門接收后,填制押品契證資料收據(jù)一式三聯(lián),押品保管員、借款企業(yè)、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員三方各存一聯(lián)。押品以客戶為單位保管,并由押品保管員填寫押品登錄卡。 |
借閱 |
一級(jí)檔案存檔后,原則上不允許借閱。 |
結(jié)清、退還 |
借款企業(yè)、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員和押品保管員三方共同辦理押品的退還手續(xù)。由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員會(huì)同借款企業(yè)向押品保管員交驗(yàn)信貸結(jié)清通知書和押品契證資料收據(jù)并當(dāng)場(chǎng)清驗(yàn)押品后,借貸雙方在押品契證資料收據(jù)上簽字,押品保管員在押品登錄卡上注銷。 |
保管 |
二級(jí)文件應(yīng)按規(guī)定整理成卷,交信貸檔案員管理。 |
交接 |
業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)在單筆信貸(貸款)合同簽訂后將前期文件整理入卷,形成信貸文件卷,經(jīng)信貸檔案員逐件核實(shí)后,移交管理。 |
借閱 |
二級(jí)檔案內(nèi)保存的法律文件、資料,除審計(jì)、稽核部門確需查閱或進(jìn)行法律訴訟的情況下,不辦理借閱手續(xù),如借閱已歸檔的二級(jí)檔案時(shí),須經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人簽批同意后,填寫借閱申請(qǐng)表,方可辦理借閱手續(xù)。 |
貸款檔案是指已結(jié)清貸款的文件材料,經(jīng)過(guò)整理立卷形成的檔案。
(1)保管期限分類
貸款檔案的保管期限自貸款結(jié)清(核銷)后的第2年起計(jì)算。其中:
① 5年期,一般適用于短期貸款,結(jié)清后原則上再保管5年;
② 20年期,一般適用于中、長(zhǎng)期貸款,結(jié)清后原則上再保管20年;
③ 永久,經(jīng)風(fēng)險(xiǎn)管理部及業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門認(rèn)定有特殊保存價(jià)值的項(xiàng)目可列為永久保存。
(2)貸款檔案管理
① 貸款檔案員要在貸款結(jié)清(核銷)后,完成該筆貸款文件的立卷工作,形成貸款檔案;
② 永久、20年期貸款檔案應(yīng)由貸款檔案員填寫貸款檔案移交清單后向本行檔案部門移交歸檔;
③ 業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門需將本部已結(jié)清的、屬超權(quán)限上報(bào)審批的貸款檔案案卷目錄一份報(bào)送上級(jí)行風(fēng)險(xiǎn)管理部門備查。
(3)貸款檔案的銷毀
保存到期的20年期貸款檔案由檔案部門按貸款業(yè)務(wù)檔案和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)審檔案分別提供擬銷毀清單。
貸款業(yè)務(wù)檔案 |
交業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門及風(fēng)險(xiǎn)管理部門鑒定,形成正式的貸款檔案銷毀清單,由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門、風(fēng)險(xiǎn)管理部門及行長(zhǎng)辦公室三方負(fù)責(zé)人在正式清單上審批簽字。 |
風(fēng)險(xiǎn)評(píng)審檔案 |
交風(fēng)險(xiǎn)管理部門鑒定,由風(fēng)險(xiǎn)管理部門及行長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)人審批簽字。 |
業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門應(yīng)按客戶分別建立客戶檔案卷,移交貸款檔案員集中保管。
保管 |
業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案柜(與貸款文件、檔案分開存放)集中存放檔案。 |
客戶檔案 |
① 借款企業(yè)及擔(dān)保企業(yè)的“三證”(即年檢營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法人代碼本、稅務(wù)登記證)復(fù)印件; |
A.信貸檔案采取分段管理,專人負(fù)責(zé),按時(shí)交接,定期檢查的管理模式
B.抵押品資料的管理應(yīng)當(dāng)按一級(jí)文件的管理要求進(jìn)行
C.中長(zhǎng)期貸款檔案的管理,在結(jié)清后原則上需再保管10年
D.信貸檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理的原則
『正確答案』C
『答案解析』貸款檔案的保管期限自貸款結(jié)清(核銷)后的第2年起計(jì)算。其中:①5年期,一般適用于短期貸款,結(jié)清后原則上再保管5年;②20年期,一般適用于中、長(zhǎng)期貸款, 結(jié)清后原則上再保管20年;③永久,經(jīng)風(fēng)險(xiǎn)管理部及業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門認(rèn)定有特殊保存價(jià)值的項(xiàng)目可列為永久保存。