一、確定工作分析的目的
工作分析的目的是指工作分析收集信息的用途，它決定了在調(diào)查、分析過(guò)程中需要收集的信息側(cè)重點(diǎn)、收集信息的方法、形成的工作分析結(jié)果以及結(jié)果的用途等。因此，實(shí)施工作分析，應(yīng)當(dāng)首先建立目標(biāo)導(dǎo)向的工作分析系統(tǒng)。所謂“工作分析的目標(biāo)導(dǎo)向”，是指明確規(guī)定工作分析的具體目標(biāo)和工作分析成果的具體用途，以此作為構(gòu)建整個(gè)工作分析系統(tǒng)的依據(jù)。
根據(jù)工作分析目前在國(guó)內(nèi)企業(yè)管理實(shí)踐中的主要用途，可以將工作分析的不同目標(biāo)導(dǎo)向收集信息的類型以及信息收集的成果總結(jié)為:以組織結(jié)構(gòu)和職位設(shè)置優(yōu)化為目的的工作分析，這類工作分析側(cè)重收集工作目的、職責(zé)、權(quán)限、工作流程以及該職位在流程中的作用等方面的信息，目的是為了發(fā)現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)存的問(wèn)題，進(jìn)行組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化、理順企業(yè)流程以及對(duì)工作職責(zé)和權(quán)限進(jìn)行明確界定。如果工作分析的目的是為設(shè)計(jì)一套科學(xué)合理的招聘和甄選系統(tǒng)，那么就需要收集詳細(xì)的職責(zé)信息，確定甄選標(biāo)準(zhǔn)，建立勝任特征模型，明確任職資格。如果工作分析的目的是為培訓(xùn)開(kāi)發(fā)提供基礎(chǔ)和依據(jù)，那么在實(shí)施工作分析時(shí)，需要界定任職資格中可以培訓(xùn)的部分、分析工作中常出現(xiàn)的錯(cuò)誤以及工作難點(diǎn)，需要收集的信息類型包括工作職責(zé)、工作難點(diǎn)、關(guān)鍵工作行為以及任職資格，最終通過(guò)工作分析，確定培訓(xùn)需求和培訓(xùn)的難點(diǎn)與重點(diǎn)。如果以績(jī)效考核為目標(biāo)，則需要收集有關(guān)各項(xiàng)職責(zé)與任務(wù)的重要程度、過(guò)失損害的信息，對(duì)工作職責(zé)以及責(zé)任細(xì)分進(jìn)行界定，為考核指標(biāo)的提取以及權(quán)重的確定提供前提。如果工作分析的目標(biāo)導(dǎo)向是薪酬管理，那么需要關(guān)注如下信息:工作在企業(yè)中的地位、對(duì)企業(yè)戰(zhàn)略的貢獻(xiàn)、工作所需知識(shí)技能與能力水平、工作職責(zé)、任務(wù)的復(fù)雜性與難度、工作環(huán)境條件以及工作負(fù)荷與強(qiáng)度的大小等與工作評(píng)價(jià)要素相關(guān)的信息。
所以，實(shí)施工作分析首先要明確工作分析的目的，根據(jù)工作分析的目的制訂工作分析計(jì)劃中的各項(xiàng)內(nèi)容，包括:工作分析實(shí)施主體、工作分析信息收集的方法、收集信息的類型、具體實(shí)施的時(shí)間計(jì)劃、工作分析的結(jié)果及其應(yīng)用途徑、所需費(fèi)用等。
二、調(diào)查工作相關(guān)的背景信息
在確定了工作分析的實(shí)施目的之后，可以通過(guò)調(diào)查企業(yè)內(nèi)部資料和外部資料來(lái)掌握與工作相關(guān)的背景信息，為工作相關(guān)信息的收集、分析整理以及結(jié)果的形成奠定基礎(chǔ)。
(一)企業(yè)內(nèi)部信息
通過(guò)調(diào)查企業(yè)內(nèi)部資料，可以獲得與工作相關(guān)的背景信息。這些內(nèi)部資料包括:企業(yè)的戰(zhàn)略、企業(yè)文化、各項(xiàng)制度和政策、組織機(jī)構(gòu)圖、作業(yè)流程說(shuō)明、ISO質(zhì)量文件、各部門(mén)職能職責(zé)分工、職位配置圖、職位辦事細(xì)則、勞動(dòng)合同以及原有的對(duì)部門(mén)/職位的職責(zé)界定等。
有效地利用這些背景資料，不僅有利于工作分析人員對(duì)企業(yè)現(xiàn)狀進(jìn)行較為快速、全面的了解，還可以在很大程度上降低工作信息收集的難度和工作量。在上述企業(yè)內(nèi)部資料中，組織機(jī)構(gòu)圖、工作流程圖、職位配置圖以及企業(yè)原有的對(duì)部門(mén)/職位的職責(zé)界定等一些文件資料非常有助于工作分析人員對(duì)工作背景信息的掌握。下面具體介紹這些資料的內(nèi)容及作用。
1.組織結(jié)構(gòu)圖
組織結(jié)構(gòu)圖可以幫助工作分析人員清晰、直觀地了解現(xiàn)階段企業(yè)內(nèi)的部門(mén)及職位設(shè)置情況，從而對(duì)具體部門(mén)/職位在企業(yè)內(nèi)部的位置以及部門(mén)/職位之間的相互關(guān)系有更透徹的理解。
2.工作流程圖
工作流程圖可以提供比組織結(jié)構(gòu)圖更詳細(xì)的工作信息，有助于工作分析人員明確在現(xiàn)有條件下企業(yè)中的工作輸入與輸出關(guān)系，對(duì)流程優(yōu)化和調(diào)整非常重要。
3.職位配置圖
職位配置圖能夠清晰地反映企業(yè)中現(xiàn)有工作的人員配置情況，有助于工作分析人員更好地對(duì)諸如一人多崗和一崗多人等問(wèn)題進(jìn)行判斷和處理。
4.企業(yè)原有的對(duì)部門(mén)/職位的職責(zé)界定
企業(yè)原有的對(duì)部門(mén)/職位的工作職責(zé)界定，是理解現(xiàn)有工作任務(wù)和工作職責(zé)的向?qū)?。但是?yīng)該注意要謹(jǐn)慎地、批判性地接受這些信息，因?yàn)槠淇赡懿荒軌蛉婊驕?zhǔn)確地反映職位的現(xiàn)實(shí)狀況。
(二)企業(yè)外部信息
單純局限于企業(yè)內(nèi)部信息是無(wú)法對(duì)企業(yè)進(jìn)行合理、有效的工作分析的，因此在工作分析時(shí)還要盡量收集相關(guān)外部信息，這樣才能對(duì)工作有更深入的理解。
1.行業(yè)內(nèi)或?qū)I(yè)領(lǐng)域內(nèi)的相關(guān)政策規(guī)定
包括:國(guó)家的法律法規(guī)、行業(yè)內(nèi)的政策、職業(yè)資格準(zhǔn)入制度。
2.其他企業(yè)相似工作信息
通過(guò)同行業(yè)單位網(wǎng)站、有關(guān)招聘的門(mén)戶網(wǎng)站等途徑搜集其他企業(yè)相似職業(yè)的職位說(shuō)明書(shū)等信息。
3.國(guó)內(nèi)外職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或工作規(guī)范
(1)《中華人民共和國(guó)職業(yè)分類大典》和相關(guān)職業(yè)標(biāo)準(zhǔn);
(2)國(guó)際勞工局制定的《國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)職業(yè)分類》;
(3)其他國(guó)家的職業(yè)名稱辭典。如美國(guó)((職位名稱詞典》(DOT),《加拿大職業(yè)分類詞典》等。
三、運(yùn)用工作分析技術(shù)收集工作相關(guān)信息
工作分析的方法技術(shù)應(yīng)當(dāng)與工作分析的實(shí)施目的、被分析職位的性質(zhì)和特點(diǎn)相適應(yīng)。所以，應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)的性質(zhì)、職位的性質(zhì)以及工作分析的目的來(lái)選擇適當(dāng)?shù)墓ぷ鞣治龇椒ā?
常用的工作分析方法包括:訪談法、觀察法、工作實(shí)踐法、問(wèn)卷法、工作日志法、文獻(xiàn)分析法
以及主題專家會(huì)議法等。各種方法的特點(diǎn)不同，因此其適用范圍也不同，見(jiàn)表5-1
另外，各種工作分析方法都具有各自的優(yōu)勢(shì)和局限性，所以在選擇工作分析方法之前，需要系統(tǒng)性地掌握常用工作分析方法的特點(diǎn)。
在確定了適當(dāng)?shù)墓ぷ鞣治龇椒ㄖ?，需要選擇企業(yè)中的典型職位.并運(yùn)用這些技術(shù)首先對(duì)典型職位進(jìn)行分析，收集這些工作的工作活動(dòng)、職責(zé)、工作聯(lián)系、工作環(huán)境和任職資格要求等的信息，對(duì)被分析職位進(jìn)行全方面的了解。這些信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性直接關(guān)系}I,工作分析的效果。所謂典型職位，是指一系列數(shù)日眾多、特征相似的職位中最具代表性的一個(gè)職位。通過(guò)對(duì)典型職位進(jìn)行分析，可以在一定程度上實(shí)現(xiàn)對(duì)所有職位的把握，同時(shí)實(shí)現(xiàn)節(jié)約成本的目的、選擇典型職位應(yīng)該考慮如下要素:職位的代表性;職位的關(guān)鍵程度;職位內(nèi)容的變化頻率和程度;職位任職者的績(jī)效。
練習(xí)一下：
1.適用于非操作類工作的工作分析方法是( )
A.觀察法
B.文獻(xiàn)分析法
C.主題專家會(huì)議法
D.工作要素法
參考答案：B
解題思路：對(duì)于各種方法適用范圍的考查。
四、整理和分析工作相關(guān)信息
在工作分析信息收集完成之后，需要對(duì)工作信息進(jìn)行核對(duì)與分類，甄選出有用的信息，并對(duì)它們進(jìn)行分析、綜合與歸納。
1.整理工作信息
在工作分析信息收集完成后，工作分析人員首先需要對(duì)工作信息進(jìn)行核對(duì)、辨別真?zhèn)?。工作分析人員要將獲得的信息送交職位的任職者和直接主管進(jìn)行審查確認(rèn)。信息核對(duì)的過(guò)程有助于確定工作分析所獲得的信息是否正確、完整。核對(duì)信息完成之后需要對(duì)信息進(jìn)行歸類.甄選出與工作分析密切相關(guān)的信息。
2.分析工作信息
分析工作信息可以按照如下步驟進(jìn)行:
首先。按照工作流程或者不同工作之間邏輯上的一致性將整個(gè)工作團(tuán)隊(duì)乃至部門(mén)、企業(yè)的全部工作信息進(jìn)行梳理，得到部門(mén)的工作任務(wù)清單，并在得到企業(yè)內(nèi)部確認(rèn)的情況下，進(jìn)一步分析部門(mén)間的權(quán)限關(guān)系，確認(rèn)部門(mén)工作任務(wù)及權(quán)限分配。然后，針對(duì)部門(mén)內(nèi)的每一職位，確認(rèn)其工作任務(wù)清單，并根據(jù)工作任務(wù)的時(shí)間消耗(即該項(xiàng)工作占總作業(yè)時(shí)間的比例)和工作任務(wù)的相對(duì)重要程度(即發(fā)生問(wèn)題對(duì)工作的影響程度和影響的持久性程度)判斷任務(wù)清單中的關(guān)鍵工作任務(wù)(即對(duì)工作績(jī)效影響大的工作任務(wù))。最后，針對(duì)關(guān)鍵工作任務(wù)進(jìn)行分析，確認(rèn)該工作的任職資格條件。
五、形成工作分析結(jié)果
工作分析的結(jié)果之一就是職位說(shuō)明書(shū)，它包括工作描述和工作規(guī)范兩部分。工作描述是對(duì)有關(guān)工作職責(zé)、工作內(nèi)容、工作權(quán)限、工作環(huán)境等工作自身特性等方面的書(shū)面描述。工作規(guī)范描述了工作對(duì)人的知識(shí)、技能、能力、品格、教育背景和工作經(jīng)歷等方面的要求。
職位說(shuō)明書(shū)只是工作分析結(jié)果的一部分，根據(jù)工作分析的目的不同，還可能需要編寫(xiě)工作分類和勝任特征模型等文件。
六、核對(duì)與應(yīng)用工作分析結(jié)果
工作分析結(jié)果形成之后，要與工作相關(guān)人員通過(guò)會(huì)議討論、書(shū)面交流等方式核對(duì)工作分析結(jié)果，目的是征詢工作相關(guān)人員對(duì)工作分析結(jié)果的意見(jiàn)和建議，檢查工作分析結(jié)果中是否出現(xiàn)職責(zé)重疊、職責(zé)錯(cuò)位和職責(zé)空缺、術(shù)語(yǔ)表達(dá)不規(guī)范等問(wèn)題，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題之后及時(shí)修改完善。
工作分析結(jié)果確定之后，需要相關(guān)人員(包括工作任職者、直接上級(jí)、人力資源部門(mén)經(jīng)理等)簽字確認(rèn)。并根據(jù)工作分析的目的，將工作分析結(jié)果運(yùn)用到企業(yè)管理中。
這里需要注意的是，職位說(shuō)明書(shū)等文件的管理和使用是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程，隨著企業(yè)戰(zhàn)略調(diào)整、企業(yè)結(jié)構(gòu)變化、技術(shù)變革、工作性質(zhì)和內(nèi)容變化等等，工作分析的結(jié)果性文件也要隨之做出相應(yīng)的調(diào)整。若要對(duì)工作分析成果文件實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)的管理。需要工作分析主管人員建立暢通的工作信息反饋渠道，不斷地調(diào)整與完善工作分析成果文件。
練習(xí)一下:
1、工作分析的流程不包括( )。
A.明確工作分析的目的
B.搜集工作相關(guān)背景的信息
C.確定各項(xiàng)指標(biāo)的權(quán)重
D.整理和分析工作相關(guān)信息
參考答案：C
解題思路：首先讓我們了解工作分析的具體流程為：確定工作的目的——調(diào)查工作相關(guān)的背景信息——運(yùn)用工作分析技術(shù)收集相關(guān)信息——整理和分析工作相關(guān)信息——形成工作分析結(jié)果——核對(duì)與應(yīng)用工作分析結(jié)果
2.一般說(shuō)來(lái)，實(shí)施工作分析時(shí)的第一步和最后一步分別是( )
A.整理工作相關(guān)信息
B.核對(duì)與應(yīng)用工作分析結(jié)果
C.確定工作分析的目的
D.形成工作分析結(jié)果
參考答案：BC
解題思路：工作分析的具體流程為：確定工作的目的——調(diào)查工作相關(guān)的背景信息——運(yùn)用工作分析技術(shù)收集相關(guān)信息——整理和分析工作相關(guān)信息——形成工作分析結(jié)果——核對(duì)與應(yīng)用工作分析結(jié)果.只要熟悉工作分析的流程就能快捷的選出正確答案.
